Política de Compras Omnilink

  1. OBJETIVO.

A presente Política de Compras (“Política”),  revisada pelo Departamento Compras/Suprimentos e aprovada pelo Diretor de Supply Chain na data de 01/10/2021 , tem como objetivo estabelecer as normas para a realização de Compras e Contratações da OMNILINK, visando garantir a competitividade, qualidade, transparência, lisura, segurança, legalidade, responsabilidade socioambiental ao processo e a melhoria contínua no relacionamento com os fornecedores, conforme definido a seguir, formalizando e determinando os princípios, diretrizes e procedimentos da Companhia.

  1. APLICABILIDADE.

Esta Política é de cumprimento obrigatório e aplica-se, indistinta e indiscriminadamente, a todos os Colaboradores (abaixo definidos) da OMNILINK e terceiros em geral, fornecedores de produtos ou serviços, clientes, de forma isenta e imparcial, dentro do compromisso OMNILINK com os valores essenciais, responsabilidade e respeito ao seu Código de Conduta e Ética, às Leis e Regulamentos vigentes.

  1. DEFINIÇÕES GERAIS.

 

Administrador(es): Significa, quando no singular, os Diretores Estatutários e os membros do Conselho de Administração referidos individualmente ou, quando no plural, os Diretores e presidente e vice

Alçadas: Limite de competência atribuída aos Administradores e Colaboradores da OMNILINK, conforme definidos na Política de Alçadas e Delegação de Autoridade, em aderência ao cargo exercido, atribuições e responsabilidades.

Colaborador(es): Significa os empregados contratados pela OMNILINK mediante contrato de trabalho e sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho.

Concorrência: Pesquisa feita para comparação de preços de materiais ou de serviços com o objetivo de melhorar sua competitividade.

 

Contratação de obras: compreende construção, reforma, recuperação ou modificação de bem imóvel da OMNILINK ou por ela locada e/ou administrada, sem qualquer vínculo entre a OMNILINK e os contratados e seus funcionários.

Contratação de serviços: compreende toda contratação de serviços em geral e serviços técnicos especializados, sem qualquer vínculo de subordinação entre a OMNILINK e os Funcionários da Prestadora de Serviço.

Contratação de fornecimentos: compreende toda aquisição de produtos (materiais produtivos e improdutivos) pela OMNILINK junto aos seus fornecedores.

Contrato: Documento celebrado pela OMNILINK, devidamente autorizado pela alçada competente, para formalizar contratações, tais como: compra e venda de produtos, contratação de serviços, doações, alienações de bens móveis e imóveis, transporte, confissões de dívida, locação de bens móveis e imóveis, empréstimo/mútuo, comodato, empreitada, depósito (armazenagem), franquias, representações comerciais, corretagem, seguro, fiança, compromissos/promessas, termos de sigilo e confidencialidade, propostas vinculativas, dentre outros.

Cotação: Processo criado que implica na obtenção de preços e condições comerciais de produtos e serviços a serem adquiridos de Fornecedores para análise da melhor compra.

Delegação de Autoridade: Concessão formal de autoridade, por Administradores e Colaboradores (conforme definido na Política de Alçadas e Delegação de Autoridade), para atividades internas na OMNILINK, nos limites estabelecidos em documento escrito e observadas as Alçadas aplicáveis.

Fornecedor: Toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividades de produção, montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços à empresa.

Homologação: É um ato administrativo através do qual a OMNILINK aceita um determinado pedido feito por uma empresa para ser seu Fornecedor, atribuindo eficácia a esse mesmo pedido.

OMNILINK: A Zatix Tecnologia S/A e todas as demais empresas que integrem ou venham a integrar o mesmo grupo econômico na qual está inserida.

 

Material Improdutivo: Materiais que não tem impacto direto na entrega do produto e/ou serviço final da OMNILINK.

Material Produtivo: Materiais que impactam diretamente na produção/entrega do produto e/ou serviço final da OMNILINK.

Pedido de Compra (ou Ordem de Compra) de Produtos e Serviços: Formalização da solicitação de compra de serviços e/ou produtos pela Área de Compras da OMNILINK junto a seus Fornecedores. Definido após a negociação com o Fornecedor, o Pedido de Compra assume papel de compromisso formal de aquisição de produtos e serviços, conforme as especificações dos produtos e serviços e os termos do acordo e/ou do contrato estabelecido.

Procuração(ões): Instrumento jurídico, concebido de forma pública (em Cartório de Registro de Títulos) ou particular (internamente, ou seja, dentro do ambiente corporativo), através do qual são concedidos poderes para representação e prática de atos em nome da OMNILINK.

Produtos, materiais, bens e serviços: Qualquer bem, móvel ou imóvel, material ou imaterial, assim como qualquer atividade fornecida mediante remuneração, que seja adquirido pela OMNILINK.

Solicitação de Compras: Documento emitido pela área solicitante, com as especificações com todos os dados necessários para aquisição do material e/ou serviço (Anexo II).

Solicitação de Proposta e Cotação: Documento emitido pela Área de Suprimentos, dirigido a Fornecedores escolhidos, manifestando o interesse da OMNILINK em adquirir produtos e/ou serviços e informando toda as especificações, as condições de fornecimento desejadas e solicitando a participação destes, no processo de compras concorrencial a ser realizado, por meio de propostas e cotações formais.

Tabela PADA (Anexo IV): PADA significa Política de Alçadas e Delegação de Autoridade da OMNILINK. A tabela PADA, apresenta as Alçadas estabelecidas nesta política e os limites para sua concessão. Os valores expressos na tabela deverão sempre estar em moeda corrente: Reais (“R$”).

Terceiro(s): Significa os profissionais contratados pela OMNILINK que não sejam Colaboradores e/ou Administradores.

 

  1. PRINCÍPIOS.

 

Os princípios desta Política, abaixo listados, observam os valores das responsabilidades, à luz do tripé econômico, social, ambiental, orientando para que as compras e contratações da OMNILINK sejam voltadas ao desenvolvimento sustentável de toda a sua cadeia de suprimentos.

 

4.1. Legalidade

A OMNILINK atenderá às regras estabelecidas nas Leis e normas vigentes e aplicáveis à sua atividade.

 

4.2. Moralidade

A condução dos atos administrativos pela OMNILINK devem obrigatoriamente ser, além de lícita, compatível com os princípios morais, a ética, a razoabilidade, a justiça, os bons costumes e as regras da boa administração.

 

4.3. Impessoalidade

A OMNILINK observa, nas decisões administrativas, critérios objetivos, previamente estabelecidos em suas  normas internas, afastando a discricionariedade e o subjetivismo.

 

4.4. Eficiência

A OMNILINK empreende a busca da qualidade e competitividade, observando sempre a melhor utilização possível dos recursos financeiros, de maneira a evitar desperdícios e garantir maior rentabilidade econômica e social.

 

4.5. Igualdade

A OMNILINK garante a competição e iguais oportunidades entre os fornecedores em todos os processos concorrenciais que realiza.

 

4.6. Julgamento Objetivo

A OMNILINK observa critérios objetivos definidos na solicitação de proposta e cotação para julgamento da documentação e das propostas.

 

4.7. Integridade

A OMNILINK observa as normas e condições estabelecidas no ato de solicitação de proposta e cotação.

4.8. Transparência

A OMNILINK observa as questões de lisura e registro documental de todos os processos de compras e contratação que realiza para fins de rastreabilidade e auditoria.

 

  1. DIRETRIZES.

5.1. Diretrizes Básicas

A Política de Compras da OMINILINK tem como diretrizes básicas:

  • Garantir que as aquisições de produtos e serviços sejam realizadas de acordo com esta política e centralizadas na área de Suprimentos.
  • Assegurar que as aquisições sejam realizadas com fornecedores, produtos e serviços previamente homologados/qualificados, com concorrência, no mínimo entre três empresas e definição pelo melhor valor para a Organização, ou ainda sem concorrência, nos casos de comprovada necessidade formalizada e referendada no documento “Compra Não Competitiva”.
  • Estimular a constante busca e utilização de novos fornecedores para os processos de homologação/qualificação e concorrência.
  • Garantir a existência de especificação completa e detalhada para todos os produtos e serviços necessários para atender à OMNILINK. A especificação deverá conter todos os requisitos determinantes da escolha do fornecedor.
  • Garantir que as contratações sejam avaliadas de acordo com as melhores práticas de responsabilidade socioambiental e o processo de concorrência conduzido com equidade e de forma ética, respeitando-se o código de conduta ética e demais diretrizes aplicáveis.
  • Assegurar que as situações não previstas, ou não aderentes a esta política, sejam submetidas à apreciação e deliberação da Diretoria Executiva.
  • Promover concorrências em condições de iguais oportunidades entre os fornecedores de produtos e serviços, por meio de um processo de homologação, qualificação e verificação de aderência a requisitos técnicos, organizacionais, econômico-financeiros e socioambientais.
  • Buscar vantagens competitivas através de fornecedores por meio de critérios objetivos, íntegros e transparentes.
  • Assegurar a segregação de atribuições e rastreabilidade nas diversas fases operacionais e decisórias do processo, garantindo transparência.
  • Respeitar os princípios do “Código de Conduta e Ética da OMNILINK”, políticas, normas internas e atender as legislações aplicáveis às suas atividades.
  • Promover o engajamento dos fornecedores críticos para prática de responsabilidade socioambiental e disseminação dos princípios da Sustentabilidade.
  • Assegurar processo estruturado de gestão de fornecedores críticos, definidos por critérios estratégicos, econômicos e socioambientais.
  • Garantir que o processo de compras estabelecido suporte a integridade e a continuidade das operações.
  • Garantir que os dados cadastrais e contratuais dos fornecedores sejam utilizados exclusivamente para os fins a que se propõem.
  • Cumprir as exigências e obrigações estabelecidas nos Contratos e/ou Pedidos (Ordens) de Compra.
  • Manter canal de relacionamento com fornecedores para gestão dos princípios desta Política.

5.2. Diretrizes relativas à conduta de todos os colaboradores da OMNILINK

A OMNILINK, por meio de todos os seus colaboradores e em qualquer atividade:

  • Faz gestão de produtos e serviços de terceiros em conformidade com a legislação que rege a matéria, respeitando os princípios desta política;
  • Pauta o relacionamento comercial, com base na concorrência leal em relação à qualidade, preço, prazos acordados e serviços;
  • Pauta as relações com os fornecedores no respeito, no diálogo e no interesse dos acionistas;
  • Dissemina os princípios desta Política para todos os públicos de interesse;
  • Repudia a utilização de trabalho infantil ou em condições degradantes ou análogas à escravidão, bem como a utilização de práticas discriminatórias em razão de crença religiosa, raça, cor, sexo, orientação sexual, partido político, classe social, nacionalidade;
  • Contribui para a maior geração de empregos, preferencialmente com mão de obra local;
  • Privilegia o uso de inovações que reduzam a pressão sobre recursos naturais;
  • Prioriza a aquisição e utilização de produtos e serviços com adicionalidades socioambientais, tais como: reciclados, recicláveis, ecoeficientes, biodegradáveis, com baixa intensidade de utilização de recursos naturais e emissão de gases de efeito estufa;
  • Exige comprovação de origem ambientalmente regular dos recursos naturais utilizados nos produtos, serviços e obras;
  • Define as suas instalações como locais preferenciais para os encontros com fornecedores e conta, nas negociações, com a participação de um representante da área de Suprimentos;
  • Repudia vantagens ou benefícios de qualquer natureza aos seus colaboradores e que colaboradores venham a atuar em benefício próprio ou alheio;
  • Constrói relações negociais que sejam mutuamente satisfatórias;
  • Respeita e protege as informações sigilosas ou sob propriedade industrial que o fornecedor compartilhar;
  • Incentiva a competitividade;
  • Estimula a gestão sustentável, visando uma sociedade com melhores produtos e menores riscos econômicos, sociais e ambientais.

5.3. Diretrizes de Conduta Ética para a Área de Suprimentos

As negociações com Fornecedores de produtos e serviços devem ser pautadas pelas seguintes diretrizes:

  • Fornecedores em situações equivalentes ou similares devem receber o mesmo tratamento e ter as mesmas oportunidades, e qualquer decisão deve ter embasamento técnicoprofissional sólido, prevalecendo ao final as diretrizes relativas à Seleção de Fornecedores;
  • Fazer sempre três cotações, exceto nos casos em que a dispensa de cotação se aplicar (vide critérios no item “Dispensa de Cotação”). Os concorrentes devem receber exatamente a mesma solicitação (mesmo e-mail), na mesma data e nos mesmos termos e condições;
  • Ao final do processo, todos os concorrentes devem receber retorno sobre sua finalização, mesmo quando a resposta for a opção por outro concorrente;
  • A área de Suprimentos exige de seus fornecedores clareza na caracterização dos produtos e serviços, favorecendo a aquisição que melhor atenda às suas necessidades;
  • Todos os documentos de compras devem espelhar, fielmente, as negociações pactuadas com os fornecedores, seus termos e condições. Qualquer alteração comercial deve ser submetida às aprovações do Diretor e do Gerente de Suprimentos;
  • Itens de controle contratuais devem ser definidos de modo a assegurar o atendimento às auditorias internas e aos seus respectivos planos de ação;
  • Os envolvidos direta ou indiretamente no processo de compra ou contratação, bem como pessoas a eles relacionadas, tais como familiares e amigos, não podem receber quaisquer vantagens ou benefícios pessoais provenientes de empresas fornecedoras ou participantes de processo de compra ou contratação da OMNILINK;
  • A confidencialidade das informações técnicas e comerciais dos processos de compra ou contratação deve ser assegurada, restringindo a divulgação de dados dos proprietários apenas para uso interno;
  • Todas as reuniões com fornecedores devem ser realizadas com a participação de mais de um colaborador da OMNILINK;
  • A área de Suprimentos é seletiva na escolha de fornecedores e poderá encerrar uma relação de negócio sempre que houver prejuízo de seus interesses ou desconsideração das questões legais, de qualquer ordem;
  • Não é permitida a contratação de fornecedores (ou de parentes e amigos destes) que tenham parentesco com colaboradores, diretores, conselheiros ou acionistas;
  • Não é permitida a contratação de ex-funcionários até seis meses após o término do Contrato de Trabalho, seja como profissional autônomo, seja como pessoa jurídica. Essa medida visa impedir a configuração de relação trabalhista entre as partes;
  • Sempre que possível, priorizar empresas que possuam certificações socioambientais, tais como FSC (Forest Stewardship Council – Conselho de Manejo Florestal), Seflor, etc;
  • A área de Suprimentos exige de seus fornecedores, além de produtos ou serviços de qualidade comprovada, comportamentos compatíveis com o Código de Conduta Empresarial e os princípios desta Política.

 

5.4. Diretrizes específicas relativas à Seleção de Fornecedores

A OMNILINK definiu como política de contratação a escolha de seus fornecedores por meio de concorrência. Sendo assim é fundamental que os processos e procedimentos de compra sejam orientados pelas seguintes diretrizes:

  • É imperativo aos colaboradores envolvidos em processo de compras ou contratação assegurar-se de que os fornecedores ou prestadores de serviço da OMNILINK cumpram a legislação, mediante todos os mecanismos de consultas pertinentes. Com relação ao cumprimento das obrigações legais, a OMNILINK exige dos seus fornecedores o preenchimento completo e a apresentação dos documentos e certidões necessárias, sendo que a responsabilidade por verificá-las é do colaborador, da área de Suprimentos, responsável pela condução do processo de contratação.
  • Assegurar-se de que os fornecedores ou prestadores não constem no Cadastro de Empregadores Portaria MTE nº 540, de 15 de outubro de 2004, denominada “Lista Suja” do Trabalho Escravo, nem no Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), da Controladoria-Geral da União. Informar a fornecedores ou prestadores de serviço de que estes deverão assinar contratos, quando aplicável, com cláusulas específicas contra relações de trabalho escravo, infantil e outras formas de trabalho degradante sob sua responsabilidade. É desejável a observação dos critérios relacionados ao trabalho decente também na relação das empresas com sua cadeia de valor.
  • O critério principal para escolha de um fornecedor previamente qualificado e homologado será o menor preço. Nos casos em que um fornecedor que não apresenta o menor preço seja indicado para ser contratado, deverá ser explicitada justificativa formal com os outros critérios (menor impacto ambiental, prazo, qualidade, forma de pagamento, menor risco de suprimento, prestadores de serviço local, da economia solidária, etc.) e aprovada conforme a Política de Alçadas e Delegação de Autoridade, antes de efetivar a contratação.

5.4.1. Recomendações de Sustentabilidade aos Fornecedores e Parceiros

Acreditamos que para um crescimento sustentável em nossa cadeia de suprimentos, devemos promover o desenvolvimento de práticas e ações contínuas no tempo que busquem a evolução conjunta com nossos Fornecedores e sua respectiva cadeia de valor. A OMNILINK considera como boas práticas e recomenda aos seus fornecedores e parceiros:

  • Prevenir e combater a Corrupção pública ou privada e a Lavagem de Dinheiro;
  • Considerar critérios socioambientais no planejamento/orçamento anual;
  • Garantir o pagamento pontual e correto das obrigações trabalhistas e tributárias de suas operações;
  • Participar ativamente da agenda de desenvolvimento local, nacional e internacional;
  • Possuir Políticas e Códigos de Conduta para Mitigação de Riscos Econômicos, Sociais e Ambientais;
  • Possuir Código Geral de Conduta no que se refere às relações internas e comerciais;
  • Atuar de acordo com a legislação aplicável;
  • Contratar empresas locais e de pequeno e médio porte;
  • Beneficiar a população localizada no entorno da empresa, através de programas e ações;
  • Combater o trabalho infantil, escravo ou análogo;
  • Combater o assédio moral, sexual e qualquer forma de discriminação;
  • Disponibilizar canais de reclamações/sugestões para funcionários, clientes e fornecedores;
  • Desenvolver iniciativas colaborativas com ONGs, outras empresas etc.;
  • Valorizar, capacitar e empregar pessoas com deficiência;
  • Respeitar o direito de livre associação sindical a todos os seus empregados;
  • Possuir políticas e ações que visem a segurança e saúde do colaborador da empresa;
  • Implementar ações para reduzir acidentes de trabalho e doenças causadas por esforços repetitivos;
  • Possuir gestão ambiental;
  • Utilizar materiais que não agridam o meio ambiente;
  • Possuir programa de medição de gases de efeito estufa, quando aplicável;
  • Incentivar a redução do consumo de papel, água e energia através de campanhas ou programas internos;
  • Possuir programas de gestão de resíduos;
  • Possuir e publicar dados de performance ambiental, quando aplicável;
  • Reduzir a emissão de CO2, quando aplicável;
  • Utilizar/produzir produtos e materiais recicláveis ou reciclados;
  • Utilizar produtos certificados. Ex. Papel FSC (Forest Stewardship Council – Conselho de Manejo Florestal).

5.5. Dispensa de Cotação

Não haverá exigência de concorrência, com três cotações, nos casos de compras e contratações: para (i) valores inferiores a R$ 500,00; (ii) quando já houver um “contrato guarda-chuva”;  (iii) nos casos de especialidade e (iv) nos casos de compras e contratações emergenciais; e. Esses casos excepcionais são explicitados a seguir.

  • Valores inferiores a R$ 500,00 – Compras e contratações de valores inferiores a R$ 500,00 (quinhentos reais) são dispensados de concorrência, desde que os pagamentos não se refiram a parcelas de um mesmo produto ou serviço, o prazo mínimo de pagamento é 15 dias atracés de boleto ou conta corrente do fornecedor ou prestodor de serviços.
  • “Contrato guarda-chuva” – Para fornecedores e prestadores de serviços recorrentes, não será necessário realizar concorrência a cada contratação ou compra. Nesses casos, a área de suprimentos junto a cada área usuária são responsáveis pela elaboração do “contrato guarda-chuva” institucional, a ser renovado a cada 12 meses, com exceção de contratos com prazo pré-definido superior a um ano (ex.: aluguel). O processo para o estabelecimento do “contrato guarda-chuva” também requer três cotações. A lista atualizada dos fornecedores que possuem contrato guarda-chuva encontra-se com a área de Suprimentos. Caso não haja contrato guarda-chuva para o produto e/ou serviço procurado, a área de Suprimentos deve ser contatada para análise da necessidade de elaboração de um contrato.
  • Especialidade – Poderão ser contratados fornecedores com a justificativa de especialidade, desde que explicitada e caracterizada como tal no formulário “Justificativa de Compra não Competitiva” (Anexo I), e aprovada pelo Diretor da Área, respeitando as alçadas de aprovação previstas na Política de Alçadas e Delegação de Autoridade, nas seguintes situações:
    1. Para aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca;
  1. Para contratação de profissional ou empresa com notória especialização, ou seja, aqueles cujo conceito no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experiências, publicações, organização, aparelhamento, equipe técnica ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do contrato.
  • Emergência – Caracteriza emergência a necessidade de atendimento urgente de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde ser prevista antecipadamente. Deve ser usado somente em caráter excepcional. Nestes casos, será necessária a explicitação detalhada da razão pela qual a situação está sendo caracterizada como tal, no formulário “Justificativa de Compra não Competitiva” (Anexo I), e a aprovação, por escrito, do Diretor da Área, respeitando as alçadas de aprovação previstas na Política de Alçadas e Delegação de Autoridade.

5.6. Diretrizes relativas a Contratos

  • Se a contratação ou compra for referente a um produto, bem ou serviços e atender a um ou mais dos seguintes itens, será necessária a elaboração e a assinatura de um contrato:
    1. nas situações de risco que comprometam a segurança e a continuidade dos serviços da OMNILINK, tais como: prazo, sigilo, confiabilidade, funcionalidade, propriedade intelectual, direitos autorais, imagem, trabalhista, ambiental, risco de não entrega, etc.;
    2. para “contratos guarda-chuva”;
    3. a compra prevê entregas parceladas (produtos, obras ou serviços);
    4. para compras de materiais improdutivos e contratações a partir de R$ 5.000,00;
    5. contratações com pagamentos recorrentes (mensais).
  • Os contratos deverão explicitar com clareza, no mínimo, a qualificação das partes, o objeto, os documentos que se aplicam ao instrumento, os prazos de entregas, a vigência, os valores, as condições de pagamento, as obrigações e direitos das partes, as possibilidades de rescisão e distrato, as penalidades, multas compensatórias, direitos de propriedade intelectual, SLA (quando aplicável), sigilo, confidencialidade e o foro.
  • Na renovação do contrato, será verificado se o preço estabelecido pelo contratado corresponde ao valor praticado no mercado. Se o preço do contratado for superior ao valor verificado no mercado, a OMNILINK poderá:
    1. Convidar o contratado a repactuar seus preços, adequando-o ao valor de mercado; ou
    2. Encerrar o contrato e realizar novo processo de compra.
  • Outros instrumentos, tais como convênios de cooperação técnica, acordos de cooperação, acordos de confidencialidade, entre outros, poderão ser firmados com organizações públicas ou privadas, nacionais ou internacionais, visando o alcance de objetivo comum entre a OMNILINK e seus parceiros.
  • O valor a ser pago deve ser negociado pela área de Suprimentos e as condições de pagamento devem ser explicitadas no contrato, sendo que a última parcela deve ser paga após a realização completa do serviço ou a entrega da compra.
  • Importante: Todos os contratos a serem celebrados pela OMNILINK devem ser vistados pela Área de Suprimentos, avaliados pelo Departamento Jurídico e seguir os fluxos de revisão e aprovação dos processos envolvidos no assunto. As vias originais dos contratos celebrados pela OMNILINK devem ser arquivadas no Departamento Jurídico da Companhia e seu envio ao referido Departamento é responsabilidade do Departamento solicitante do contrato (item 4.4.(iv) da Política de Alçadas e Delegação de Autoridade).
  • O contrato só será efetivo após assinatura dos representantes legais da empresa, conforme previsto na Política de Alçadas e Delegação de Autoridade.

5.7. Processo / Fluxo Operacional

O fluxo a ser seguido para compras e contratações não dispensados de concorrência está detalhado a seguir:

  • Recebimento da Solicitação de Compras
    1. A área de Suprimentos recebe a solicitação de compras das áreas solicitantes, com as devidas especificações, caracterizações e requisitos, para Serviços, Materiais Improdutivos e para Materiais Produtivos.
  1. As solicitações de Serviços, Materiais Improdutivos e Materiais Produtivos, devem ser realizadas através do Sistema Microsiga e, se necessário, suplementadas por documentação adicional.
  2. Todas as solicitações têm um prazo de 2 (dois) dias úteis para serem analisadas. Após análise e aceitação, a solicitação segue para o processo de cotação, sendo que em caso de não aceitação será devolvida à área solicitante.
  • Processo de Cotação
    1. Uma vez aceita a solicitação de compra, inicia-se o processo de cotação através de uma Solicitação de Proposta e Cotação, contendo as especificações do objeto da compra, enviada aos fornecedores que participarão do processo.
    2. A busca de novos fornecedores para participarem do processo de compra é uma etapa importante e desejável como forma de se obter mais competitividade no processo.
    3. Obtem-se o numero mínimo de três cotações (exceção feita ao contrato “guarda-chuva”, especialidade, emergência e valores menores de R$ 500,00) junto aos fornecedores participantes, com especificação de preço, qualidade, prazo de entrega e condições comerciais.
    4. O representante da área de Suprimentos responsável pela negociação deve utilizar a função de “Gerar Cotação” no ERP TOTVS-Microsiga, seguindo dos processos de “Atualizar Cotação” e “Analisar Cotação” para fundamentar a escolha do Fornecedor vencedor.
    5. O prazo de finalização da cotação é de 10 (dez) dias úteis, após esta etapa do processo, sujeito à qualificação do fornecedor.
  • Qualificação de Fornecedor

Para receber o pedido de compra, o Fornecedor escolhido deve estar qualificado/homologado para o fornecimento dos produtos e/ou serviços.

  1. Serviço: para a contratação de serviço, é necessário que o fornecedor seja qualificado técnica e comercialmente.
  1. A Qualificação Técnica é feita pela área solicitante, em conjunto com a área de Suprimentos.
  2. A Qualificação Comercial avalia as condições de atendimento de demanda da empresa, preço, prazo de entrega, formas de pagamento e a idoneidade da mesma. Após esta fase, o fornecedor será aprovado e estará apto para receber o Pedido (Ordem) de Compra.
  1. Material Produtivo: para a compra de material produtivo, é necessário que o fornecedor seja qualificado Técnica e Comercialmente.
    1. A Qualificação Técnica é feita pela área de Engenharia e Desenvolvimento, em conjunto com a área de Suprimentos.
    2. A Qualificação Comercial avalia as condições de atendimento de demanda da empresa, preço, prazo de entrega, formas de pagamento e a idoneidade da mesma. Nesta fase o Fornecedor deve fornecer as certidões e documentações requeridas. Após a realização das análises e validações o fornecedor será aprovado e apto para receber o Pedido (Ordem) de Compra.
  1. Material Improdutivo: para a compra de material improdutivo, é necessário que o fornecedor também seja qualificado Técnica e Comercialmente, se o valor total da compra ultrapassar R$ 10.000,00 (dez mil reais). Caso contrário não é necessário que seja realizada a qualificação formal do fornecedor, mas se faz necessária a realização de 3 (três) cotações.
  2. Deverá ser criada e mantida pela área de Suprimentos uma pasta com os certificados e documentos dos Fornecedores.
  • Aprovação da Compra
    1. Obtidas as cotações, escolhida a melhor proposta, estando o Fornecedor qualificado/homologado, e o processo aprovado será formalizado um contrato junto ao Fornecedor, se necessário, e colhidas as assinaturas dos representantes legais da OMNILINK, conforme definido na Política de Alçadas e Delegação de Autoridade, e do Fornecedor.
  1. Importante: Nenhum pedido ou ordem de compra ou contratação poderá ser emitido(a) sem a formalização do respectivo contrato, quando este documento for obrigatório, nos termos do item 5.6 (i) acima.
  2. Somente após a assinatura do contrato, quando aplicável, será inserido um pedido de compra no Sistema Microsiga e submetido à aprovação do solicitante e de um segundo aprovador conforme prevê a Tabela PADA, suportada pela Política de Alçadas e Delegação de Autoridade.

 

  1. VIGÊNCIA, ALTERAÇÕES E ATUALIZAÇÕES.

A presente Política entra em vigor na data de sua divulgação e possui caráter permanente, podendo ser revista a qualquer tempo, sendo que atualizações e alterações devem ser aprovadas pelo Diretor Financeiro e Diretor Presidente, mediante parecer do Departamento Jurídico a respeito da solicitação.

Solicitações para alteração desta Política, tais como, inclusão, alteração ou exclusão de diretrizes, deverão ser encaminhadas para o Diretor Financeiro, por e-mail. A solicitação deverá ser encaminhada pelo Diretor da área demandante, bem como estar acompanhada da descrição da proposta de alteração, justificativas e critérios adotados na sua elaboração.

As alterações que impactem outras áreas devem ser acordadas previamente, entre o diretor solicitante e o diretor da área impactada, assegurando a eliminação dos possíveis conflitos existentes e informando a concordância no pedido de alteração encaminhado ao Diretor Supply Chain e Diretor Financeiro.

 

  1. RESPONSABILIDADES.

 

É de responsabilidade de todos os Administradores e Colaboradores da OMNILINK zelar pela a disseminação e cumprimento das diretrizes estabelecidas no no Código de Conduta Empresarial da OMNILINK e nesta Política.

  1. CONFLITOS, EXCEÇÕES E ESCLARECIMENTOS.

 

Em caso de conflito, esta Política prevalecerá sobre quaisquer outros documentos e orientações de Compras na OMNILINK.

Quaisquer exceções ao determinado nesta Política deverão ser submetidas à Área de Suprimentos e ao Departamento Jurídico, com a descrição do requerimento, justificativas e critérios utilizados. As exceções deverão ser formalmente e previamente autorizadas pelo Diretor Financeiro, mediante parecer do Departamento Jurídico e Diretoria de Supply Chain.

Eventuais dúvidas acerca desta Política poderão ser esclarecidas pela  Área de Suprimentos.

  1. PENALIDADES.

 

Violações a esta Política também serão consideradas como violação ao Código de Conduta e Ética da OMNILINK, sujeitando seus infratores às penalidades cabíveis conforme previstas na Política de Gestão de Consequências, o que poderá acarretar a aplicação das medidas disciplinares estabelecidas na legislação trabalhista.

Os Administradores e Colaboradores responderão legalmente, além de disciplinarmente, quando aplicável.

Os Terceiros responderão cível e criminalmente por infrações a esta Política, com aplicação das penalidades contratuais previstas, além de eventuais perdas e danos cabíveis.

Aquele que detectar violações a esta Política, deverá comunicar imediatamente o fato ao Comitê de Ética da OMNILINK, o que poderá ser realizado mediante envio de denúncia ao Canal de Ética (contato abaixo), mantendo o nome do denunciante em anonimato ou não, a seu exclusivo critério. Ao Comitê de Ética caberá analisar e deliberar acerca da aplicação de penalidades administrativas ao infrator e/ou demais medidas judiciais aplicáveis.

Não será tolerada qualquer omissão. Portanto, a omissão diante do conhecimento de possíveis violações por Colaboradores e Terceiros, será considerada atitude antiética e passível de aplicação de medidas disciplinares.

Contato Comitê de Conduta e Ética:

E-mail: etica@omnilink.com.br

 

  1. REFERÊNCIAS.

Código Civil Brasileiro – Lei n. 10.406/2002 e alterações.

Código de Defesa do Consumidor – Lei n. 8.078/1990 e alterações.

Lei das Sociedades Anônimas – Lei n. 6.404/76 e alterações.

Lei de Lavagem de Dinheiro – Lei n. 9.613/98, alterada pela Lei n. 12.683/2012.

Lei Anticorrupção – Lei n. 12.846/2013, regulamentada pelo Decreto n. 8.420/2015.

Convenções da OIT (Organização Internacional do Trabalho).

Os 10 Princípios do Pacto Global.

Estatuto Social da ZATIX Tecnologia S/A.

Código de Conduta Ética da OMNILINK.

Código de Conduta Empresarial da OMNILINK.

Políticas Internas vigentes na OMNILINK na data de elaboração do presente documento.

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